T-FLEX DOCs - Управление данными предприятия и автоматизация документооборота

Система T-FLEX DOCs предназначена для комплексного управления инженерными данными предприятия, а также решения задач конструкторско-технологического и организационно-распорядительного документооборота. Функциональность, быстродействие и удобство в использовании – отличительные особенности системы T-FLEX DOCs. Уникальные возможности системы позволят с первых же дней использования получить ощутимый эффект за счет взаимодействия всех подразделений в едином информационном пространстве.

Система T-FLEX DOCs служит основой для реализации концепции PLM, предлагаемой компанией «Топ Системы».

Задачи, решаемые системой T-FLEX DOCs

Технический документооборот

T-FLEX DOCs обеспечивает единство всех конструкторско-технологических данных и сопроводительной информации. Хорошо структурированное хранилище позволяет вести работу с любыми данными. Это могут быть конструкторские чертежи, 3D модели, спецификации, ведомости, сведения о материалах деталей, технологические процессы, программы ЧПУ и т.д. Специализированный справочник номенклатуры предприятия хранит все необходимые сведения о применяемости деталей и узлов. Инструментарий по управлению и формированию составов изделий предоставляет все необходимые средства поиска и подбора аналогов, а так же механизм заимствования объектов. Средства автоматического формирования обозначений и наименований объектов в соответствии с классификаторами, стандартными видами конструкторско-технологических документов и правилами наследования обозначений обеспечат максимальную производительность труда проектировщика. Система T-FLEX DOCs позволяет хранить и оперативно находить практически любые нормативно-справочные сведения, а также различные документы рекламного или маркетингового характера и многое другое.

Офисный и канцелярский документооборот

T-FLEX DOCs имеет ряд функций, благодаря которым пользователи получают все необходимые инструменты для регистрации электронных документов и контроля над выполнением поручений. Набор готовых и легко настраиваемых шаблонов типовых офисных документов позволит экономить время при создании и написании документов стандартного образца, а механизм рассылки поручений с удобными средствами контроля исполнения и оповещения позволит выполнять все основные деловые процедуры с максимальной эффективностью. В T-FLEX DOCs содержатся функции ведения журналов регистрации и номенклатуры дел полностью соответствующие стандартам делопроизводства. Для канцелярских служб в системе предусмотрена специализированная настройка пользовательского интерфейса, позволяющая оперативно выполнять все необходимые в работе канцелярии действия из одного окна, функциональность которого может быть расширена для выполнения различных узкоспециализированных задач. Таким образом, система позволяет организовать простейший документооборот, построенный на принципах «Поручил-Выполнил-Проверил», в котором задействованы все необходимые документы.

Организационно-распорядительный документооборот

• Регистрация документов в соответствии со стандартами. В T-FLEX DOCs включен справочник, в котором происходит создание и заполнение регистрационно-контрольных карточек (РКК), журналы регистрации, с которыми связан механизм по формированию регистрационных номеров, номенклатура дел, рубрикатор, целый ряд различных вспомогательных справочников.
• Ведение журналов регистрации и номенклатуры дел. Стандартизованный механизм ведения журналов регистрации документов, реализованный в T-FLEX DOCs, позволяет сгруппировать электронные документы в соответствии с принятыми в организации правилами работы. Средства ведения номенклатуры дел полностью соответствуют стандартам и позволяют делопроизводителю не только выполнять типовые функции списания обработанных документов в дела, но и вести оперативный поиск регистрационно-контрольных карточек документов по номерам и параметрам дел.
• Формирование регистрационных номеров. Максимально гибкий инструмент по настройке правил генерации регистрационных номеров позволяет автоматически формировать номер практически любой сложности и структуры.
• Работа с электронными документами любых типов. T-FLEX DOCs позволяет делопроизводителям вести работу с любыми необходимыми данными: документами различных типов, всевозможными сведениями о контрактах, партнёрских и дилерских организациях, протокольные данные переговоров и многое другое.
• Охват всех подразделений предприятия. Функции системы T-FLEX DOCs позволяют сотрудникам различных подразделений фиксировать исполнение резолюций и поручений, оперативно связывать их со всевозможными данными, документами и чертежами, над которыми ведут непосредственную работу.

Ведение архива предприятия, корпоративное хранилище данных

T-FLEX DOCs обладает целым рядом специализированных средств по управлению структурами данных. Уникальные инструменты позволяют организовать любые возможные способы связывания объектов различных типов, а так же описать логику взаимодействия таких объектов. Этот механизм и лежит в основе организации единого хранилища данных, которое может оперировать любыми данными и хранить объекты любой предметной направленности: от структур изделий и номенклатуры предприятия до списков контактов организаций-заказчиков и поставщиков.

Управление проектами, планирование ресурсов и затрат

В части корпоративного управления система позволяет:

• Использовать в составе проектов любые данные, хранящиеся в T-FLEX DOCs, порождаемые на разных этапах жизненного цикла продукции: Требования, Схема деления, Структура изделия, Технологические данные, Регламенты ТОиР и пр.;
• Организовать связанное планирование как по вертикали (многоуровневое планирование) так и по горизонтали (различное представление планов, например, по структуре изделия и по этапам разработки);
• Выстроить прозрачную схему работы с программами, портфелями проектов, отдельными проектами и планграфиками подразделений. Т.е. охватить задачи от укрупнённого определения сроков выполнения программ/ заказов/проектов, до выполнения работ по атомарной задаче конкретным исполнителем. И всё это с учётом плановой и фактической загрузки ресурсов.

Основные возможности T-FLEX Управление проектами:

• Планирование комплексов взаимосвязанных работ;
• Организация коллективной работы и взаимодействия участников проекта;
• Ролевой доступ в проектах;
• Работа с данными об изделии и любыми другими данными системы в привязке к работам проекта;
• Планирование загрузки подразделений и исполнителей;
• Учёт рабочего графика подразделений и исполнителей при планировании;
• Планирование материального обеспечения;
• Отслеживание хода работ, фактических сроков и ресурсов;
• Оценка загрузки подразделений и сотрудников по всему портфелю проектов;
• Планирование на разных уровнях управления (объёмное, детальное, оперативное);
• Двусторонняя связь между уровнями планирования: сверху-вниз (директивные указания) и снизу-вверх (уточнение сроков и фактические данные о ходе выполнения работ).

Почта и задания. Управление бизнес-процессами (Workflow)

T-FLEX DOCs обладает всеми необходимыми функциями организационно-распорядительного документооборота и позволяет объединять в единое целое работу любых подразделений предприятия: от канцелярии до конструкторско-технологических служб. Система позволяет организовать многоуровневый контроль исполнительской дисциплины, в том числе: традиционно принятые простые и иерархические резолюции, автоматические оповещения исполнителей и руководителей обо всех этапах выполнения работ, контроль сроков и назначения контролёров. Модуль управления бизнес-процессами входит в качестве важной и неотъемлемой части в состав многих решений, построенных на платформе T-FLEX DOCs. Функции модуля направлены на автоматизацию процессов взаимодействия пользователей в ходе выполнения самых различных работ. Для обеспечения чётких и оперативных согласованных действий в процессе работы над проектом в T-FLEX DOCs имеется удобный инструмент выдачи заданий. Программа содержит, помимо прочего, специализированное окно календаря, в котором пользователю предоставлена возможность не только видеть контрольные сроки всех своих работ и поручений, но и быстро создавать для себя напоминания и делать различные записи.

Интеграция с ERP-системами

В системе T-FLEX DOCs постоянно происходят процессы появления и преобразования структур разрабатываемых изделий и сведений о технологии их производства и сборки. Эти сведения могут быть переданы в различные системы управления производством как через унифицированные обменные файлы формата XML, так и посредством создания специализированных программных модулей.

Ведение номенклатуры изделий, корпоративных справочников и классификаторов

Справочник номенклатуры изделий представляет собой автоматически формируемый список всех объектов, которые задействованы или могут быть задействованы в составе изделий.

Специальный инструмент системы T-FLEX DOCs - управление каталогами - дает возможность создать произвольную структуру папок-каталогов, с каждой из них может быть связано правило, в соответствии с которым из огромного справочника будут отобраны только нужные данные. Кроме того, можно создавать папки с произвольным наполнением. Набор справочников, входящих в поставочный комплект системы T-FLEX DOCs включает всё необходимое: от средств технологического оснащения до справочника материалов.

В системе реализована возможность автоматического заполнения основных параметров объектов, входящих в состав изделия. Данная функция позволяет описать структуру и логику внутренних взаимосвязей классификационного кода практически для любого из известных классификаторов. Классификаторы также включены в поставку.

Управление составом изделий, конфигурациями и версиями

• Средства организации работы с данными состава изделия. Система позволяет учесть все возможные варианты и предпочтения пользователей в части организации работы с данными и их хранения. Возможны варианты хранения деталей и сборочных единиц в разных справочниках отдельно от стандартных и покупных изделий, а также объединённое хранение всей конструкторско-технологической информации.
• Функция автоматического подбора существующего объекта. В системе T-FLEX DOCs имеется возможность организовать группировку типов объектов по общему для них правилу идентификации. Иначе говоря, если вам нужен объект с известным наименованием или обозначением, система сама найдёт все подходящие (похожие) объекты или, если таковых не имеется, создаст новый.
• Управление версиями состава изделия. В T-FLEX DOCs реализован универсальный механизм версий, который позволяет отслеживать изменения составов изделий. Это даёт возможность быстро отменить какие-либо изменения и вернуться к любой из ранее сохранённых версий объекта.
• Механизм прототипов. В качестве прототипа может быть использован как отдельный объект, так и целый узел. Использование прототипов не только существенно ускоряет процесс формирования состава изделия, но и значительно снижает вероятность появления ошибок при формировании структуры изделия.
• Организация коллективной работы над проектом. Механизм позволяет вести удобное и бесконфликтное проектирование изделий практически неограниченным коллективом разработчиков.
• Формирование стандартных конструкторско-технологических документов, отчётов и ведомостей. При формировании состава любого изделия система автоматически формирует главный конструкторский документ – спецификацию, которая представляет собой стандартный отчёт, доступный для изменения или перенастройки.
• Извещения об изменениях. Встроенный инструмент выпуска и проведения извещений об изменениях не только обеспечивает пользователя всем необходимым для этого сервисом, работающим в точном соответствии с правилами ЕСКД, но и позволяет автоматизировать многие действия по непосредственному проведению изменений, что существенно ускоряет процесс и снижает вероятность ошибок.

Взаимодействие с известными CAD-системами

T-FLEX DOCs имеет готовые модули интеграции практически ко всем наиболее популярным системам проектирования, среди них: T-FLEX CAD, Solid Works, Solid Edge, Autodesk Inventor, AutoCAD, КОМПАС-3D, Pro/E, CATIA и Siemens NX.

Создание пользовательских информационных систем

• Поддержка технологии .NET. T-FLEX DOCs API позволяет создавать масштабируемые приложения на основе стандарта .NET, благодаря чему разработка пользовательских приложений не требует много времени, поддерживаются несколько десятков языков программирования. Пользовательские приложения не зависят от обновлений версий системы T-FLEX DOCs.
• Организация удалённой работы через Internet. Для организации такой работы требуется лишь обычное Internet-соединение и наличие защищённого канала связи (VPN).